BÀI TUYÊN TRUYỀN

MỞ RỘNG QUYỀN VÀ THỦ TỤC CHỨNG THỰC TẠI CƠ SỞ

1. Cơ sở pháp lý mới

Nghị định số 07/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 09/01/2025, có hiệu lực từ ngày ký, sửa đổi, bổ sung các quy định về hộ tịch, quốc tịch và chứng thực - trong đó mở rộng thẩm quyền cho UBND cấp xã trong hoạt động chứng thực.

2. Về thẩm quyền chứng thực.

Từ 09/01/2025 , UBND cấp xã được phép thực hiện các thủ tục sau:

Chứng thực bản sao từ bản chính của giấy tờ, văn bản do:

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam;

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài;

Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

Thực hiện chứng thực:

Chữ ký trong giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người dịch (từ 01/07/2025, chứng thực này thuộc thẩm quyền mới theo quy định riêng)

Hợp đồng, giao dịch liên quan đến:

Tài sản động sản;

Quyền sử dụng đất (Luật Đất đai);

Quyền cư trú, nhà ở (Luật Nhà ở 2023);

Di chúc , văn bản từ chối nhận di sản, văn bản thỏa thuận/khai nhận di sản

liên quan đến các loại tài sản trên.

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã sẽ ký chứng thực và đóng dấu hợp lệ.

3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Điều 20, Nghị định 23/2015/NĐ-CP (vẫn còn hiệu lực):

Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình:

Bản chính giấy tờ, văn bản gốc để làm cơ sở chứng thực bản sao. Bản sao cần chứng thực.

Trường hợp bản chính là tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp hoặc chứng nhận, cần hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế).

Nếu chỉ có bản chính, cơ quan thực hiện có thể chụp bản chính để đối chiếu - trừ khi không có phương tiện chụp.

Nếu bản sao đúng với bản chính và bản chính không thuộc trường hợp không được sao chụp (như tẩy xóa, hư hỏng, phạm pháp,…) thì:

Ghi lời chứng theo mẫu;

Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu, ghi vào sổ chứng thực;

Với bản sao từ 2 trang trở lên, ghi lời chứng ở trang cuối và đóng dấu giáp lai

Một lần chứng thực được gán một số chứng thực cho toàn bộ bản sao trong cùng thời điểm.

4. Thủ tục chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Thông tư 01/2020/TT-BTP , áp dụng cho chứng thực chữ ký (không bao gồm chữ ký người dịch):

Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng;

Thời hạn thực hiện : trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc kế tiếp nếu nộp sau 15h - nếu kéo dài thì cấp phiếu hẹn rõ ngày giờ trả kết quả.

Lệ phí : 10.000 đồng/lần chứng thực tại UBND cấp xã Dịch Vụ Công .

Hồ sơ gồm:

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ tùy thân (CCCD, hộ chiếu, căn cước điện tử…);

Giấy tờ/văn bản cần chứng thực chữ ký;

Trường hợp tài liệu nước ngoài, cần kèm bản dịch tiếng Việt (không cần công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch) - người yêu cầu chịu trách nhiệm với nội dung dịch Dịch Vụ Công .

5. Chứng thực chữ ký người dịch (từ 01/07/2025)

Dưới Nghị định 120/2025/NĐ-CP :

Người dịch là cộng tác viên của UBND cấp xã:

Xuất trình bản dịch và giấy tờ gốc;

Người thực hiện chứng thực đối chiếu chữ ký người dịch với mẫu ; nếu nghi ngờ, yêu cầu ký lại trước mặt.

Người dịch không phải cộng tác viên (dịch tự túc):

Cần xuất trình:

Giấy tờ tùy thân;

Bằng cử nhân ngoại ngữ (hoặc đại học nếu ngôn ngữ không phổ biến);

Bản dịch kèm bản gốc;

Người yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực.

Thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch thuộc UBND cấp xã .

6. Lợi ích từ cải cách

Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: Người dân không còn phải đến Phòng Tư pháp huyện như trước để thực hiện các thủ tục liên quan đến tài liệu nước ngoài, UBND xã có thể thực hiện trực tiếp.

Quyền lợi người dân được đảm bảo, giảm phiền hà và chi phí không cần thiết.

Công tác chứng thực địa phương chuyên nghiệp hơn, góp phần hội nhập và nâng cao hiệu quả phục vụ nhân dân.

Tóm tắt nhanh